Matrículas
El proceso de matrícula de la Institución Educativa San Juan de Urabá permite formalizar la vinculación de los estudiantes al servicio educativo ofrecido por la institución. Este proceso debe realizarse conforme a los requisitos institucionales, la disponibilidad de cupos, la normatividad vigente y las orientaciones establecidas para cada año escolar.
La matrícula es un acto formal mediante el cual el estudiante, junto con su padre, madre de familia o acudiente, queda vinculado a la institución y asume los compromisos académicos, convivenciales y administrativos definidos en el Proyecto Educativo Institucional y en el Manual de convivencia.
Propósito del proceso de matrícula
El propósito del proceso de matrícula es garantizar una vinculación ordenada, legal y documentada de los estudiantes, permitiendo a la institución organizar la cobertura, los grupos, las sedes, las jornadas, los archivos académicos y el seguimiento institucional.
| Propósito | Descripción |
| Formalizar la vinculación | Registrar oficialmente al estudiante como integrante de la institución educativa. |
| Verificar documentos | Revisar la información personal, académica y de salud requerida para el ingreso o continuidad del estudiante. |
| Organizar la cobertura | Planear grupos, cupos, sedes, jornadas y atención educativa de acuerdo con la disponibilidad institucional. |
| Actualizar información | Mantener vigente la información del estudiante, familia, acudiente, contacto y antecedentes académicos. |
| Garantizar seguimiento | Conservar la hoja de vida y los documentos del estudiante para procesos académicos, convivenciales y administrativos. |
Tipos de matrícula
La institución puede atender diferentes situaciones de matrícula, según se trate de estudiantes nuevos, antiguos, trasladados o vinculados a modalidades específicas.
| Tipo de matrícula | Descripción |
| Estudiantes nuevos | Proceso para aspirantes que ingresan por primera vez a la Institución Educativa San Juan de Urabá. |
| Estudiantes antiguos | Renovación de matrícula para estudiantes que continúan su proceso educativo en la institución. |
| Estudiantes trasladados | Ingreso de estudiantes provenientes de otra institución educativa, con verificación de certificados y documentos académicos. |
| Educación de adultos / Sabatino | Proceso dirigido a jóvenes y adultos que desean continuar o culminar su trayectoria educativa en modalidad flexible. |
| Reingreso | Solicitud de matrícula de estudiantes que estuvieron vinculados anteriormente y desean retornar a la institución. |
Requisitos generales para estudiantes nuevos
De acuerdo con el PEI 2019, para el personal que ingresa por primera vez a la institución se solicita la presentación de la documentación requerida por la institución.
| Documento requerido | Observación |
| Fotocopia del documento de identidad | Registro civil para niños de 5 o 6 años; tarjeta de identidad para estudiantes de 7 a 17 años; cédula o contraseña para mayores de 18 años. |
| Fotocopia del carné del SISBÉN | Documento de caracterización socioeconómica, si aplica. |
| Fotocopia del carné de la EPS | Información necesaria para referencia en situaciones de salud. |
| Certificado de vacunas | Especialmente relevante para estudiantes de primera infancia y básica primaria. |
| Certificados de años anteriores | Requeridos cuando el estudiante proviene de otra institución educativa. |
| Ficha de seguimiento | Documento de referencia académica, convivencial o institucional del estudiante. |
| Fotografías 3×4 | El PEI 2019 menciona tres fotos 3×4 para documento. |
Edad de ingreso
La edad de ingreso debe verificarse conforme a la normatividad vigente y a las orientaciones institucionales. El PEI 2019 señala criterios de referencia para preescolar y grado primero.
| Nivel o grado | Criterio de referencia |
| Preescolar | Edad mínima de 4 años cumplidos a la fecha del corte de matrícula, según PEI 2019. |
| Grado primero | Admisión desde los 6 años, aunque el estudiante no haya cursado preescolar, según PEI 2019. |
| Otros grados | Ingreso sujeto a disponibilidad de cupos, certificados académicos y revisión de documentación. |
Disponibilidad de cupos
Para los grados diferentes a preescolar y primero, el ingreso de estudiantes depende de la disponibilidad de cupos existentes en la institución, la proyección de matrícula, la organización de grupos y la capacidad institucional.
| Aspecto | Criterio institucional |
| Capacidad institucional | Se debe verificar el número de cupos disponibles por grado, grupo, sede y jornada. |
| Proyección de cupos | La institución organiza la oferta de acuerdo con la matrícula esperada y la capacidad instalada. |
| Documentación completa | La matrícula debe formalizarse con los documentos requeridos por la institución. |
| Traslados | Los estudiantes provenientes de otras instituciones deben presentar certificados y resultados académicos correspondientes. |
Estudiantes trasladados
Cuando un estudiante proviene de otra institución educativa, debe presentar la documentación académica y personal requerida. Si el estudiante tiene áreas o asignaturas pendientes, debe aportar constancia de los procesos de recuperación realizados en la institución de origen.
El PEI 2019 indica que, si un estudiante trasladado no tiene la documentación completa, la institución puede conceder un plazo de 10 días hábiles para presentarla, contados a partir de su ingreso o presentación ante la institución.
| Situación | Orientación |
| Traslado con certificados completos | Se revisan los documentos y se procede conforme a la disponibilidad de cupo y requisitos institucionales. |
| Traslado con documentación pendiente | Se puede conceder plazo para completar documentos, según lo previsto institucionalmente. |
| Asignaturas pendientes | Debe presentarse constancia del proceso de recuperación realizado en la institución de procedencia. |
| Resultados académicos | La institución debe recibir y revisar los resultados académicos que el estudiante traiga de su institución anterior. |
Renovación de matrícula para estudiantes antiguos
Los estudiantes antiguos deben renovar su matrícula en las fechas definidas por la institución. Este proceso permite actualizar información personal, familiar, académica, de contacto y de salud.
| Requisito sugerido | Finalidad |
| Actualización de datos personales | Verificar nombre, documento, dirección, contacto y demás información básica del estudiante. |
| Actualización de datos del acudiente | Confirmar nombres, teléfonos, correo y datos de contacto del responsable del estudiante. |
| Información de salud | Actualizar EPS, condiciones relevantes de salud y datos para atención en caso de emergencia. |
| Compromiso institucional | Ratificar el conocimiento del Manual de convivencia, acuerdos institucionales y responsabilidades escolares. |
| Paz y salvo, si aplica | Verificar compromisos pendientes según los procedimientos internos de la institución. |
Gratuidad educativa
El PEI 2019 señala que no se cobran costos por derechos académicos, de acuerdo con el programa de gratuidad establecido por la Nación.
La institución debe orientar a las familias sobre los procedimientos permitidos y no permitidos en materia de costos educativos, conforme a la normatividad vigente y a las disposiciones de las autoridades educativas competentes.
Archivo académico
La información de matrícula hace parte del archivo académico institucional. De acuerdo con el PEI 2019, los estudiantes cuentan con una hoja de vida que se conserva en carpeta individual, debidamente organizada y actualizada año por año.
| Documento o registro | Uso institucional |
| Hoja de vida del estudiante | Conserva información personal, académica y de seguimiento institucional. |
| Documentos de matrícula | Soportan la vinculación formal del estudiante a la institución. |
| Registro de notas | Permite conservar valoraciones académicas por periodo y año escolar. |
| Certificados académicos | Respaldan la trayectoria escolar del estudiante. |
| Ficha de seguimiento | Apoya procesos de acompañamiento académico, convivencial o formativo. |
Procedimiento general de matrícula
El procedimiento puede variar según el calendario institucional, la disponibilidad de cupos y las orientaciones de la Secretaría de Educación. Sin embargo, se recomienda organizar el proceso en los siguientes momentos:
| Momento | Acción |
| 1. Consulta de cupo | La familia consulta la disponibilidad de cupo para el grado, sede o jornada requerida. |
| 2. Revisión de requisitos | La institución informa los documentos necesarios para iniciar el proceso. |
| 3. Entrega de documentos | El acudiente presenta la documentación requerida en la dependencia correspondiente. |
| 4. Verificación institucional | Se revisa la información personal, académica y de salud aportada. |
| 5. Formalización de matrícula | Se registra oficialmente al estudiante y se deja constancia del proceso. |
| 6. Inducción u orientación | Se socializan normas básicas, horarios, Manual de convivencia y orientaciones institucionales. |
Responsabilidades del acudiente
El padre, madre de familia o acudiente debe acompañar de manera responsable el proceso de matrícula, presentar información veraz y cumplir los compromisos derivados de la vinculación del estudiante a la institución.
- Presentar los documentos completos y actualizados.
- Informar datos reales de contacto, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Actualizar información cuando haya cambios familiares, de salud o residencia.
- Asistir a las reuniones y citaciones convocadas por la institución.
- Conocer y apoyar el cumplimiento del Manual de convivencia.
- Acompañar el proceso académico, convivencial y formativo del estudiante.
- Informar oportunamente situaciones que puedan afectar la asistencia o permanencia escolar.
Protección de datos personales
Los documentos de matrícula contienen información personal de estudiantes y familias. Por esta razón, la institución debe proteger estos datos y utilizarlos únicamente para fines educativos, administrativos, académicos, convivenciales y de seguimiento institucional.
No se recomienda publicar en la página web documentos de identidad, hojas de vida, certificados individuales, datos de salud, direcciones, teléfonos personales o información sensible de estudiantes y familias.
Documentos o enlaces sugeridos
En esta sección se pueden publicar documentos o formularios relacionados con el proceso de matrícula, siempre que estén actualizados y aprobados por la institución.
| Documento o enlace | Estado |
| Formulario de matrícula | [Pendiente de publicación] |
| Requisitos de matrícula 2026 | [Confirmar] |
| Cronograma de matrículas | [Confirmar] |
| Formato de actualización de datos | [Pendiente de publicación] |
| Autorización para tratamiento de datos personales | [Pendiente de publicación] |
| Manual de convivencia vigente | [Enlazar cuando esté publicado] |
Nota de actualización
La información presentada se toma como referencia del PEI 2019. Antes de publicar esta página de manera definitiva, se recomienda confirmar el cronograma vigente de matrícula, los requisitos actualizados, los formatos oficiales, las orientaciones de la Secretaría de Educación, los cupos disponibles, las sedes, las jornadas y los responsables del proceso.
