Certificados y constancias
La Institución Educativa San Juan de Urabá expide certificados y constancias institucionales a estudiantes, padres de familia, acudientes, egresados y demás personas autorizadas, de acuerdo con la información registrada en el archivo académico institucional.
Estos documentos permiten acreditar situaciones académicas, de matrícula, permanencia, promoción, desempeño, comportamiento o trayectoria escolar, según el tipo de solicitud presentada y la información disponible en los registros oficiales de la institución.
Propósito del servicio
El propósito de este servicio es orientar a la comunidad educativa sobre los documentos que pueden solicitarse, los requisitos generales, los canales de atención y las condiciones básicas para la expedición de certificados y constancias.
| Propósito | Descripción |
| Acreditar información académica | Certificar estudios cursados, grados aprobados, valoraciones académicas o trayectoria escolar. |
| Facilitar trámites externos | Apoyar procesos ante otras instituciones educativas, entidades públicas, programas sociales o procesos laborales. |
| Organizar solicitudes | Definir requisitos, tiempos, canales y responsables para una atención ordenada. |
| Proteger datos personales | Garantizar que la información académica se entregue únicamente a personas autorizadas. |
| Conservar trazabilidad | Registrar las solicitudes y documentos expedidos por la institución. |
Documentos que pueden solicitarse
La institución puede expedir diferentes tipos de documentos, según la necesidad del solicitante y la información existente en los archivos institucionales.
| Documento | Uso general |
| Constancia de matrícula | Acredita que el estudiante se encuentra matriculado en la institución durante el año escolar vigente. |
| Constancia de estudio | Certifica que el estudiante cursa o cursó determinado grado en la institución. |
| Certificado de calificaciones | Presenta las valoraciones académicas obtenidas por el estudiante en uno o varios años escolares. |
| Certificado de promoción | Acredita la aprobación de un grado escolar, cuando la información repose en el archivo académico. |
| Constancia de comportamiento | Informa aspectos generales relacionados con el comportamiento escolar, según registros institucionales y criterios definidos por la institución. |
| Certificado para egresados | Documento solicitado por personas que culminaron estudios en la institución y requieren acreditar su trayectoria académica. |
| Paz y salvo institucional | Documento que puede certificar que el estudiante no presenta compromisos pendientes, si la institución lo tiene establecido. |
Requisitos generales para solicitar documentos
Para tramitar certificados o constancias, el solicitante debe aportar información suficiente que permita ubicar correctamente los registros académicos.
| Requisito | Finalidad |
| Nombre completo del estudiante | Identificar correctamente a la persona sobre la cual se solicita el documento. |
| Documento de identidad | Verificar la identidad del estudiante o egresado. |
| Año o grado solicitado | Facilitar la búsqueda en el archivo académico. |
| Nombre del solicitante | Identificar a la persona que realiza el trámite. |
| Parentesco o calidad del solicitante | Verificar si se trata del estudiante, acudiente, padre, madre o persona autorizada. |
| Tipo de documento requerido | Definir si se solicita certificado, constancia, calificaciones u otro documento institucional. |
| Correo o teléfono de contacto | Informar sobre el estado de la solicitud o la disponibilidad del documento. |
Solicitudes de estudiantes activos
Cuando el estudiante se encuentra actualmente matriculado en la institución, la solicitud debe ser presentada por el padre, madre de familia, acudiente registrado o por el estudiante, según su edad y el tipo de documento requerido.
| Documento solicitado | Instancia sugerida |
| Constancia de matrícula | Secretaría académica. |
| Constancia de estudio | Secretaría académica. |
| Certificado de calificaciones | Secretaría académica, con verificación del archivo académico. |
| Constancia de comportamiento | Secretaría académica, coordinación o rectoría, según el procedimiento institucional. |
| Paz y salvo | Dependencias correspondientes, según el procedimiento definido por la institución. |
Solicitudes de egresados
Los egresados pueden solicitar certificados o constancias relacionadas con su trayectoria académica. Para ello, deben suministrar datos claros sobre el año de graduación, grados cursados, documento de identidad y tipo de certificado requerido.
| Dato recomendado | Uso institucional |
| Nombre completo durante la época de estudio | Facilita la búsqueda en archivos antiguos. |
| Documento de identidad | Permite verificar la identidad del solicitante. |
| Año de graduación o años cursados | Ayuda a ubicar registros académicos y libros institucionales. |
| Grado o ciclo solicitado | Precisa el documento que debe elaborarse. |
| Correo o teléfono | Permite informar sobre disponibilidad, entrega o requerimientos adicionales. |
Procedimiento general de solicitud
El procedimiento puede variar según el tipo de documento solicitado y la disponibilidad de información en el archivo académico. Como orientación general, se recomienda el siguiente proceso:
| Paso | Acción |
| 1. Presentar la solicitud | El solicitante informa el tipo de certificado o constancia que necesita y entrega los datos requeridos. |
| 2. Verificar identidad | La institución confirma la identidad del estudiante, egresado o acudiente autorizado. |
| 3. Revisar archivo académico | Secretaría consulta los registros disponibles para elaborar el documento. |
| 4. Elaborar el documento | Se prepara el certificado o constancia conforme a la información oficial registrada. |
| 5. Revisar y firmar | La instancia competente revisa y firma el documento, según el procedimiento institucional. |
| 6. Entregar al solicitante | El documento se entrega por el canal definido, dejando constancia si corresponde. |
Tiempos de respuesta
Los tiempos de respuesta pueden variar según el tipo de documento, la antigüedad de los registros, la disponibilidad del archivo académico y la carga administrativa de la institución.
| Documento | Tiempo estimado |
| Constancia de matrícula | [Confirmar tiempo institucional] |
| Constancia de estudio | [Confirmar tiempo institucional] |
| Certificado de calificaciones reciente | [Confirmar tiempo institucional] |
| Certificado de años anteriores | [Confirmar tiempo institucional] |
| Certificado para egresados | [Confirmar tiempo institucional] |
| Constancia de comportamiento | [Confirmar tiempo institucional] |
Archivo académico institucional
La institución conserva información académica y documental de los estudiantes, incluyendo registros de notas, hojas de vida, documentos de matrícula y boletines de calificaciones, conforme a los procedimientos internos de archivo.
| Registro institucional | Uso para certificados y constancias |
| Registro de notas | Permite verificar valoraciones académicas por periodo, año escolar, área o grado. |
| Hoja de vida del estudiante | Apoya la verificación de datos personales y trayectoria institucional. |
| Documentos de matrícula | Permiten confirmar vinculación, identidad y datos básicos del estudiante. |
| Boletines de calificaciones | Sirven como referencia para informar desempeños académicos por periodo. |
| Certificados anteriores | Apoyan la reconstrucción o verificación de trayectoria académica cuando sea necesario. |
Protección de datos personales
Los certificados y constancias contienen información personal y académica. Por esta razón, la institución debe verificar la identidad del solicitante y entregar documentos únicamente al estudiante, acudiente registrado, padre o madre de familia, o persona debidamente autorizada.
No se recomienda enviar documentos académicos por canales no oficiales ni entregar información a terceros sin autorización expresa.
Costos del trámite
La institución debe informar si la expedición de certificados o constancias tiene algún costo autorizado o si se realiza de manera gratuita, conforme a las disposiciones vigentes y a las orientaciones de la Secretaría de Educación.
| Documento | Costo |
| Constancia de matrícula | [Confirmar] |
| Constancia de estudio | [Confirmar] |
| Certificado de calificaciones | [Confirmar] |
| Certificado para egresados | [Confirmar] |
Recomendaciones para el solicitante
- Solicitar el documento con anticipación.
- Indicar claramente el tipo de certificado o constancia requerida.
- Escribir correctamente nombres, apellidos y documento de identidad.
- Informar el año, grado o periodo académico solicitado.
- Usar los canales oficiales definidos por la institución.
- Evitar enviar información personal por medios no institucionales.
- Conservar copia de la solicitud o evidencia de radicación, si aplica.
Documentos o enlaces sugeridos
En esta sección se pueden publicar formularios o formatos que faciliten la solicitud de certificados y constancias.
| Documento o enlace | Estado |
| Formulario de solicitud de certificados | [Pendiente de publicación] |
| Formato de autorización para terceros | [Pendiente de publicación] |
| Horario de atención de secretaría | [Confirmar] |
| Correo institucional para solicitudes | [Confirmar] |
| Listado de requisitos por tipo de certificado | [Pendiente de publicación] |
Nota de actualización
La información presentada se toma como referencia del PEI 2019 y debe actualizarse con los procedimientos vigentes de secretaría académica. Antes de publicar esta página de manera definitiva, se recomienda confirmar los tipos de documentos expedidos, requisitos, tiempos de respuesta, costos autorizados, canales oficiales de solicitud y responsables del trámite.
