Formatos institucionales
La sección de Formatos institucionales de la Institución Educativa San Juan de Urabá tiene como propósito facilitar a estudiantes, padres de familia, acudientes, egresados, docentes y comunidad educativa el acceso a documentos necesarios para realizar solicitudes, autorizaciones, trámites académicos, administrativos y convivenciales.
Los formatos institucionales permiten organizar la información, unificar procedimientos, mejorar la atención a la comunidad y conservar evidencias documentales de los procesos desarrollados por la institución.
Propósito de la sección
Esta sección busca centralizar los formatos oficiales de la institución para que la comunidad educativa pueda descargarlos, diligenciarlos y presentarlos por los canales definidos.
| Propósito | Descripción |
| Facilitar trámites | Ofrecer documentos organizados para solicitudes académicas, administrativas, convivenciales y comunitarias. |
| Unificar información | Garantizar que las solicitudes se presenten con datos completos y en formatos institucionales definidos. |
| Mejorar la atención | Reducir errores, omisiones y reprocesos en la recepción de solicitudes. |
| Conservar evidencias | Permitir el archivo y seguimiento de solicitudes, autorizaciones, permisos y trámites institucionales. |
| Proteger datos personales | Orientar el uso responsable de información personal de estudiantes, familias, egresados y funcionarios. |
Formatos académicos
Los formatos académicos apoyan solicitudes relacionadas con matrícula, certificados, constancias, actualización de datos, seguimiento académico y procesos escolares.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Solicitud de certificado o constancia | Solicitar certificados de estudio, constancias de matrícula, calificaciones u otros documentos académicos. | [Pendiente de publicación] |
| Actualización de datos del estudiante | Actualizar información personal, familiar, de contacto, salud o acudiente. | [Pendiente de publicación] |
| Solicitud de matrícula o renovación | Registrar información requerida para vinculación o continuidad del estudiante. | [Pendiente de publicación] |
| Compromiso académico | Formalizar acuerdos de mejoramiento entre estudiante, familia e institución. | [Pendiente de publicación] |
| Plan de mejoramiento académico | Orientar actividades de recuperación, nivelación o fortalecimiento de aprendizajes. | [Pendiente de publicación] |
Formatos de convivencia y bienestar
Estos formatos apoyan el seguimiento de situaciones convivenciales, acompañamiento institucional, orientación escolar y procesos de bienestar estudiantil.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Registro de situación convivencial | Documentar situaciones que afectan la convivencia escolar y requieren seguimiento institucional. | [Pendiente de publicación] |
| Compromiso convivencial | Formalizar acuerdos de mejora frente a situaciones de convivencia. | [Pendiente de publicación] |
| Remisión a orientación escolar | Solicitar acompañamiento de orientación escolar para un estudiante o situación específica. | [Pendiente de publicación] |
| Acta de atención a padres de familia | Registrar reuniones, acuerdos y compromisos con padres, madres o acudientes. | [Pendiente de publicación] |
| Registro de accidente escolar | Documentar una situación de accidente escolar y las acciones realizadas por la institución. | [Pendiente de publicación] |
Formatos de autorización
Los formatos de autorización permiten dejar constancia escrita del consentimiento de padres, madres o acudientes para actividades institucionales que requieren aprobación previa.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Autorización para salida pedagógica | Autorizar la participación del estudiante en actividades fuera de la institución. | [Pendiente de publicación] |
| Autorización para uso de imagen | Autorizar el uso de fotografías o videos institucionales, conforme a la protección de datos personales. | [Pendiente de publicación] |
| Autorización para atención en salud | Registrar autorización o información relevante para atención en casos de emergencia. | [Pendiente de publicación] |
| Autorización de retiro del estudiante | Permitir que una persona autorizada retire al estudiante de la institución. | [Pendiente de publicación] |
Formatos administrativos
Los formatos administrativos apoyan solicitudes internas, comunicaciones formales, radicación de documentos, uso de espacios y otros procedimientos institucionales.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Solicitud general | Presentar solicitudes formales ante la institución. | [Pendiente de publicación] |
| Solicitud de uso de espacios institucionales | Solicitar autorización para utilizar aulas, auditorios, canchas u otros espacios. | [Pendiente de publicación] |
| Radicación de documentos | Dejar constancia de entrega o recepción de documentos institucionales. | [Pendiente de publicación] |
| Paz y salvo institucional | Registrar cumplimiento de compromisos académicos, administrativos o institucionales, cuando aplique. | [Pendiente de publicación] |
Formatos para estudiantes y familias
Estos formatos están dirigidos principalmente a estudiantes, padres de familia y acudientes para facilitar excusas, permisos, actualizaciones y solicitudes frecuentes.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Excusa por inasistencia | Justificar la ausencia del estudiante a clases o actividades institucionales. | [Pendiente de publicación] |
| Solicitud de permiso estudiantil | Solicitar autorización para ausencia parcial, salida anticipada o situación especial. | [Pendiente de publicación] |
| Actualización de datos familiares | Actualizar información del acudiente, dirección, teléfono, correo o contactos de emergencia. | [Pendiente de publicación] |
| Compromiso familiar | Registrar acuerdos de acompañamiento académico, convivencial o formativo. | [Pendiente de publicación] |
Formatos para docentes y personal institucional
La institución también puede disponer formatos internos para uso de docentes, directivos docentes y personal administrativo, según los procedimientos institucionales vigentes.
| Formato | Uso principal | Estado |
| Solicitud de permiso docente | Solicitar permiso laboral conforme a los procedimientos institucionales aplicables. | [Pendiente de publicación] |
| Reporte de novedades | Informar situaciones relacionadas con estudiantes, grupos, espacios, recursos o procesos institucionales. | [Pendiente de publicación] |
| Acta de reunión | Registrar reuniones de áreas, comités, consejos, proyectos o equipos institucionales. | [Pendiente de publicación] |
| Entrega de evidencias | Organizar soportes de actividades, proyectos, planes de mejoramiento o acciones pedagógicas. | [Pendiente de publicación] |
Cómo utilizar los formatos
Para realizar una solicitud, la persona interesada debe descargar el formato correspondiente, diligenciarlo con información clara y completa, firmarlo cuando sea necesario y presentarlo por el canal definido por la institución.
| Paso | Acción |
| 1. Identificar el trámite | Revisar qué tipo de solicitud o procedimiento necesita realizar. |
| 2. Descargar el formato | Seleccionar el documento correspondiente desde esta página. |
| 3. Diligenciar la información | Completar todos los campos solicitados con datos claros y verídicos. |
| 4. Adjuntar soportes | Anexar documentos requeridos, si el trámite los exige. |
| 5. Presentar la solicitud | Entregar el formato por el canal institucional definido. |
| 6. Esperar respuesta | Consultar el estado de la solicitud según los tiempos establecidos por la institución. |
Canales de entrega
La institución debe confirmar los canales oficiales para recibir los formatos diligenciados. Estos canales pueden variar según el tipo de trámite.
| Canal | Uso recomendado |
| Secretaría académica | Trámites de matrícula, certificados, constancias, archivo académico y actualización de datos. |
| Coordinación | Solicitudes académicas, convivenciales, permisos estudiantiles y compromisos institucionales. |
| Orientación escolar | Remisiones, acompañamiento familiar, bienestar emocional y seguimiento de casos. |
| Rectoría | Solicitudes administrativas, permisos institucionales o asuntos de dirección general. |
| Correo institucional | Envío digital de solicitudes, cuando la institución lo autorice. |
Protección de datos personales
Los formatos institucionales pueden contener información personal de estudiantes, familias, egresados, docentes o funcionarios. Por esta razón, deben ser tratados con reserva, responsabilidad y únicamente para los fines institucionales correspondientes.
No se deben publicar en la página web formatos diligenciados, documentos de identidad, firmas, números telefónicos personales, direcciones particulares, diagnósticos médicos, situaciones familiares o información sensible.
Recomendaciones para la comunidad educativa
- Usar siempre la versión más reciente del formato publicado por la institución.
- Diligenciar todos los campos requeridos con información clara y legible.
- Firmar el documento cuando el trámite lo exija.
- Adjuntar los soportes requeridos para evitar demoras en el trámite.
- No enviar documentos sensibles por canales no autorizados.
- Conservar copia del formato radicado o evidencia de envío.
- Consultar con la dependencia correspondiente si tiene dudas sobre el trámite.
Documentos descargables
En esta sección se deben enlazar los formatos oficiales en PDF o en formato editable cuando la institución lo considere pertinente.
| Formato | Enlace de descarga |
| Solicitud general | [Agregar enlace] |
| Solicitud de certificado o constancia | [Agregar enlace] |
| Excusa por inasistencia | [Agregar enlace] |
| Solicitud de permiso estudiantil | [Agregar enlace] |
| Autorización para salida pedagógica | [Agregar enlace] |
| Autorización para uso de imagen | [Agregar enlace] |
| Actualización de datos del estudiante | [Agregar enlace] |
| Formato PQRSDF | [Agregar enlace] |
| Solicitud de permiso docente | [Agregar enlace] |
| Acta de reunión | [Agregar enlace] |
Nota de actualización
Antes de publicar esta página de manera definitiva, se recomienda revisar cuáles formatos están vigentes, cuáles deben actualizarse, cuáles requieren aprobación institucional y cuáles pueden publicarse en la web. También se debe confirmar si los formatos se publicarán en PDF, Word, Google Forms o mediante enlaces internos de la página web.
